Політика конфіденційності Logisteo

Контролер для цілей, описаних як власні в цій політиці, — DevConcept Venture Lab Bartosz Polak, ідентифікатор платника податків NIP 9591437100, REGON 260030117, адреса для кореспонденції: ul. Romualda Mielczarskiego 121/416, 25-611 Kielce, Польща, що іменується «Оператор».

Для отримання інформації про персональні дані, конфіденційність та індивідуальні права звертайтеся за адресою biuro@devconcept.eu або напишіть на вищевказану адресу. Служба підтримки Logisteo також доступна за адресою hello@logisteo.cloud. Ми направляємо запити щодо конфіденційності відповідній особі, незалежно від того, яку контактну адресу ви використовуєте.

Обробка здійснюється відповідно до Регламенту (ЄС) 2016/679 (GDPR), польського Закону про захист персональних даних та чинного польського та європейського законодавства, включаючи польське Законодавство про електронні комунікації.

Ця політика охоплює зв'язок через веб-сайт Logisteo, реєстрацію та керування обліковим записом у Порталі перевізника, документи та співпрацю, доступні в цьому порталі, GPS-інтеграції та публічні дошки доступності транспортних засобів. Вона поширюється на користувачів та представників організацій, контактних осіб, водіїв, осіб, зазначених у документах, та відвідувачів, які переглядають дошки без облікового запису.

Умови на обслуговування регулюють використання Порталу перевізника. Ця політика пояснює обробку персональних даних і не замінює договір про надання послуг, умови обробки даних або інформацію від роботодавця чи транспортного партнера. Окремі продукти DevConcept та окремі послуги охоплюються інформацією відповідно до їхньої сфери застосування.

Оператор є контролером у питаннях власного управління обліковими записами, договірних відносин, безпеки послуг, контактів, скарг та виставлення рахунків за свої послуги. Цілі та правові підстави описані в розділі 5.

Перевізник або організація-партнер може окремо керувати даними своїх працівників, контрагентів, замовлень та документів. Коли ми обробляємо ці дані від їхнього імені, ми діємо як процесор відповідно до їхніх документально підтверджених інструкцій та умов обробки даних у положеннях про послуги або відповідній індивідуальній угоді. Ми не використовуємо довірені дані для власних нерозкритих цілей.

Партнер за замовлення або модератор пулу може самостійно визначати цілі подальшого використання отриманих даних. Це не робить його автоматично процесором Оператора. Спільне визначення цілей і засобів вимагає від сторін розподілу обов'язків відповідно до GDPR. Роль «адміністратора» в інтерфейсі визначає права доступу до облікового запису, а не юридичну роль контролера.

Ми отримуємо дані від вас, вашої організації, уповноважених партнерів, поданих документів та підключених джерел GPS. Пошук компанії здійснюється за допомогою відповідних державних реєстрів, зокрема GUS/REGON. Технічні дані з'являються під час використання сервісу.

• Обліковий запис та контактні дані: електронна пошта, ім'я або ім'я користувача, телефон, організація, ролі та дозволи, дані автентифікації, підтвердження електронною поштою, а також дата та версія прийнятих умов.
• Компанія: назва, адреса, податкові та інші ідентифікатори, представники, контакти, реквізити рахунку та інформація, необхідна для співпраці. Дані фізичних осіб-підприємців можуть бути персональними даними.
• Операції: водії та їхні контакти, транспортні засоби, дати, маршрути, місцезнаходження з активної інтеграції, запити, пропозиції, замовлення, статуси, повідомлення та історія активності.
• Документи: вміст файлу та метадані, документи про перевезення, ліцензування, страхування та розрахунки, підписи, дані тахографа, а також результати зчитування або аналізу при використанні відповідної функції.
• Технічні дані: IP-адреса, інформація про браузер і пристрій, сесії, події помилок та безпеки та збережені налаштування інтерфейсу.

Категорії залежать від використовуваної функції. Надавайте лише необхідні дані. Не включайте зайві дані про стан здоров'я, документи, що посвідчують особу, або дані спеціальних категорій. Якщо конкретний процес потребує даних відповідно до Статей 9 або 10 GDPR, відповідний контролер також повинен встановити додаткову умову для такої обробки.

• Договір з фізичною особою: дані, необхідні для виконання кроків, що передують укладенню договору та його виконанню, обробляються відповідно до Статті 6(1)(b) GDPR, якщо ця фізична особа є стороною договору, включаючи індивідуального підприємця.
• Представники організації: ділові контакти, авторизований доступ та управління співпрацею базуються на Статті 6(1)(f). Наш законний інтерес полягає у співпраці з організацією через уповноважених осіб. Договір компанії не робить автоматично кожного працівника стороною договору.
• Перевірка деталей та повноважень: ми визначаємо відповідну організацію та представника, якщо це необхідно для договору особи або для законного інтересу в належній співпраці та запобіганні зловживанням — Стаття 6(1)(b) або (f).
• Безпека: ми захищаємо доступ, обмежуємо зловживання, підтримуємо роботу сервісу та розслідуємо інциденти відповідно до Статті 6(1)(f), враховуючи пропорційність, права особи та зобов'язання щодо безпеки відповідно до Статті 32.
• Контакти та звіти: ми відповідаємо на запити, надаємо підтримку та розглядаємо скарги відповідно до Статті 6(1)(b) у відповідних договірних відносинах або (f) для законного інтересу у розгляді та вирішенні питання. Якщо чинне законодавство накладає зобов'язання, включаючи відповідні зобов'язання щодо звітування про зміст, основою є Стаття 6(1)(c).
• Наша власна виставлення рахунків: дані, необхідні відповідно до чинних податкових та бухгалтерських правил, включаючи відповідні положення щодо ПДВ, обробляються відповідно до Статті 6(1)(c). Це не є загальною основою для всіх транспортних документів.
• Претензії: дані, необхідні для встановлення, здійснення або захисту конкретних претензій, обробляються відповідно до Статті 6(1)(f) в інтересах захисту прав та необхідних доказів.
• Факультативні цілі на основі згоди: ми пояснюємо мету та обсяг, перш ніж запропонувати вибір. Згода відповідно до Статті 6(1)(a) відокремлена від будь-якої згоди, необхідної для доступу до пристрою або каналу маркетингу згідно із Законом про електронні комунікації.

Для даних, що обробляються від імені організації, ця організація встановлює відповідну правову підставу. Її інструкції та умови обробки регулюють наше ведення справ. Бізнес-мета послуги не надає всім процесам єдину правову підставу.

Хостинг Logisteo використовується на базі інфраструктури OVH та власних серверів DevConcept Venture Lab. Аналіз документів, обробка електронних листів та моніторинг помилок здійснюються Оператором на серверах компанії.

Авторизований персонал Оператора та відповідної організації має доступ до даних у межах своїх посадових обов'язків. Провайдери інфраструктури, зокрема OVH, мають доступ лише в обсязі, необхідному для надання послуг Оператору, та з дотриманням відповідних умов захисту даних. Інформація про субпроцесинг довірених даних організації надається відповідно до чинних умов обробки.

Отримувачами також можуть бути авторизовані партнери по співпраці, отримувачі публічного контенту, юридичні або бухгалтерські консультанти відповідно до необхідності для вирішення питання, а також органи влади або інші отримувачі, уповноважені законом. Використання порталу не передбачає автоматичну відправку всіх транспортних документів органам влади, банку або KSeF. Зовнішні картографічні сервіси описані окремо в розділі 9.

Додавання водія або працівника до довідника не означає, що він створив обліковий запис, прийняв умови або надав згоду на кожне використання своїх даних. Організація встановлює законну мету, підставу, обсяг та отримувачів і надає особі необхідну інформацію.

Коли ми виступаємо як процесор, ми дотримуємося інструкцій контролера та допомагаємо у реалізації індивідуальних прав, захисті даних та при інцидентах. Ті самі вимоги щодо необхідності та авторизованого доступу застосовуються до осіб, зазначених у документах та повідомленнях.

Авторизована співпраця може надати партнеру доступ до відповідних даних про замовлення, документи, пропозиції, транспортні засоби або водіїв. Доступ до однієї ділової відносини не надає доступу до всіх даних організації.

Публічна запись про доступність містить код запису, категорію транспортного засобу або комбінації та характеристики, габарити завантаження та вантажопідйомність, обладнання, вибрану зону з радіусом 20 км, дати доступності, а також час оновлення та закінчення терміну дії. Публічна запись не відображає номерні знаки, дані водія, контактні дані перевізника, точне місце паркування або внутрішні організаційні посилання. Цей обмежений набір даних не гарантує повної анонімності в будь-якому контексті.

Призначений контакт модератора пулу публікується окремо: ім'я контакту, телефон та електронна пошта. Організація, що керує пулом, встановлює підставу для розкриття інформації та інформує особу про те, де цей контакт її ідентифікує. Ми рекомендуємо використовувати відповідний діловий контакт із мінімально необхідною інформацією.

Публікацію можна переглянути без входу в систему за допомогою посилання або QR-коду. Отримувачі можуть зберегти копію. Відкликання або закінчення терміну дії припиняє відображення через Logisteo згідно з правилами обслуговування, але не видаляє автоматично копію кожного одержувача або внутрішню історію.

Інтеграція GPS може надавати дані про місцезнаходження та час вимірювання, пов'язані з транспортним засобом та водієм. Контролер визначає мету моніторингу, необхідність, правову основу, періоди активності, доступ та термін зберігання. Особа має бути поінформована до початку моніторингу. Моніторинг робочого процесу має відповідати Трудовому кодексу Польщі; згода працівника не є стандартною основою для будь-якого відстеження. Моніторинг не повинен використовуватися для прихованого відстеження приватної діяльності.

Публічна зона доступності відокремлена від GPS-координат у реальному часі. Простий перегляд порталу або карти не вимагає автоматичної геолокації пристрою.

Карта панелі керування використовує послуги OpenStreetMap Foundation у Сполученому Королівстві, яка виступає як незалежний контролер. Ваш браузер підключається до сервісу карт і надсилає принаймні IP-адресу та запит на відповідний фрагмент карти. Інфраструктура карт також використовує сервери та мережі доставки в інших країнах. Метою Logisteo є відображення запитаної карти на підставі законного інтересу в наданні цієї функції відповідно до Статті 6(1)(f) GDPR.

Для отримання інформації про обробку даних ознайомтеся з політикою конфіденційності OSMF та інформацією для користувачів карти.

Аналіз документів виконується на серверах DevConcept Venture Lab. Він охоплює наданий файл, необхідний контекст, витягнуті дані та результати оцінки. Довірені дані клієнтів не використовуються для навчання публічних моделей ШІ.

Читання та оцінка допомагають у обробці документів, але можуть містити помилки. Технічна помилка не є виявленням підробки. Оцінка може вплинути на статус документа або профілю або на доступні дії щодо співпраці. Відповідний контролер визначає дозволений процес та його правову основу, враховуючи фактичний вплив на людей.

Якщо процес є рішенням, що підпадає під дію Статті 22 GDPR, застосовуються відповідні умови та гарантії. Особа отримує необхідну змістовну інформацію щодо відповідної логіки, значення та передбачуваних наслідків і може скористатися захистом, що застосовується у даному випадку, включаючи запит на втручання людини, висловлення власної думки та оскарження рішення. Запити або пояснення щодо оцінки можуть бути надіслані на biuro@devconcept.eu і розглядаються уповноваженою особою.

Cookie та сховище браузера підтримують автентифікацію, захист входу та вибрані вами налаштування. Закон про електронні комунікації поширюється як на cookie, так і на інші методи зберігання або доступу на пристрої. Діяльність, необхідна для передачі даних або надання явно запитаної послуги, підпадає під відповідне законодавче виняток; цей виняток не охоплює всі функції.

• Вхід та захист сесії: сесії облікового запису тривають до 8 годин з продовженням під час використання сервісу. Вихід із системи завершує сесію браузера. Необхідний захист входу та дані потоку стосуються цієї активності.
• Вигляд: ваша вибрана тема зберігається до одного року, а відкритий стан меню — до 7 днів. Інші налаштування меню та таблиць зберігаються в браузері до їх зміни або видалення.
• Електронна пошта збережена: після вибору цієї опції ваша електронна пошта залишається в браузері, доки вона не буде замінена або видалена. Вона не зберігає пароль або згоду на маркетинг. Вхід у систему без збереження електронної пошти видаляє збережене значення.

Ми не використовуємо відтворення сесій. Моніторинг охоплює необхідні події помилок та безпеки, а не записи, що відтворюють вашу поведінку. Додаткові технології аналітики або маркетингу, що потребують згоди, можуть працювати лише після пояснення цілей та отримувачів та отримання відповідного вибору. Відмова не блокує базовий обліковий запис.

Ви можете обмежити або видалити дані сайту в налаштуваннях браузера. Видалення даних сесії розлогінює вас; видалення налаштувань відновлює значення за замовчуванням. Це не видаляє автоматично дані на сервері. На спільних пристроях уникайте збереження своєї електронної пошти або видаляйте збережені дані сайту після використання.

Наша власна обробка послуг використовує інфраструктуру Оператора, описану вище. Зовнішня карта може підключатися до свого постачальника та інфраструктури за межами Європейського економічного простору. Для Сполученого Королівства застосовною основою для передачі даних у межах сфери дії рішення є поточне рішення Європейської Комісії про належний рівень захисту.

Якщо інша обробка потребує передачі за межі ЄЕЗ, ми застосовуємо відповідну підставу згідно з Розділом V GDPR: чинне рішення про належний рівень захисту або відповідні гарантії, зокрема стандартні договірні умови та будь-які необхідні додаткові заходи. Підтримка доступу та інші постачальники включені до цієї оцінки; лише країна розташування сервера не визначає всі місця доступу.

Інформація про одержувача, країну та гарантії, а також спосіб отримання копії доступна за адресою biuro@devconcept.eu, для захисту обґрунтованої конфіденційної інформації. OSMF, як незалежний контролер, описує свою інфраструктуру та подальшу обробку у своїй політиці.

Ми зберігаємо дані для відповідної мети. Якщо фіксований період не відповідає характеру справи, застосовуються наведені нижче критерії.

• Обліковий запис та представництво: для надання послуг або авторизованого доступу особи; надалі лише мінімум, необхідний для припинення відносин, дотримання законодавства або захисту законних вимог.
• Підтримка та звіти: до моменту розгляду та закриття справи, потім лише для відповідного документаційного обов'язку або необхідних доказів до закінчення відповідного періоду.
• Наші власні розрахункові записи: на період, що вимагається для документа згідно з чинним податковим або бухгалтерським законодавством, включаючи правильну дату початку та будь-яке законне продовження терміну.
• Дані довіреної організації, включаючи документи та GPS: відповідно до мети, інструкцій контролера та умов обробки. Припинення надання послуг включає повернення або видалення та надає щонайменше 30 днів для отримання даних після завершення узгодженого процесу переходу або, якщо процес переходу не здійснюється, після завершення надання послуг. Контролер може наказати передчасне видалення згідно з умовами. Дані видаляються після закінчення терміну отримання, якщо закон не вимагає подальшого зберігання.
• Публікації: показ закінчується після відкликання або закінчення терміну дії згідно з правилами обслуговування, зазвичай не пізніше ніж через 24 години після припинення доступності, але не пізніше ніж через 14 днів після публікації. Мінімальні повноваження та історія активності можуть зберігатися окремо для забезпечення підзвітності та відповідних претензій.
• Журнали та безпека: за необхідності для захисту сервісу, діагностики проблеми або розслідування інциденту. Докази щодо конкретного питання відокремлюються від рутинних даних і зберігаються лише протягом обґрунтованого періоду.
• Заяви та згода: для підзвітності або обґрунтованих претензій зберігається мінімальний запис про зміст, дату, версію та відкликання. Відкликання припиняє використання для цілей, що ґрунтуються на згоді.
• Резервні копії: виключені зі звичайного використання. Дані, що підлягають фактичному видаленню, залишаються в конкретній резервній копії лише до моменту їх заміни на новішу перевірену резервну копію в циклі заміни. Резервна копія, що використовується для відновлення, розпочатого після певного інциденту, зберігається до завершення цього відновлення. Копія, необхідна як доказ у конкретній справі, зберігається лише на підставі окремої правової бази та протягом необхідного терміну. Відновлення повторно застосовує попередні інструкції щодо фактичного видалення та обмеження.

Запити на видалення розглядаються в межах відповідної сфери охоплення, включаючи пов'язані файли, результати аналізу та копії, з урахуванням законодавчих винятків та прав інших осіб.

Відповідно до застосовних умов GDPR, ви маєте право на отримання інформації та доступ, копію, виправлення, видалення, обмеження та перенесення даних. Перенесення стосується відповідних даних, що обробляються автоматично на основі згоди або договору; воно не надає автоматично повну документацію організації або дані інших осіб.

Ви можете заперечити проти обробки на підставах законного інтересу з причин, пов'язаних з вашою особистою ситуацією. Заперечення проти прямого маркетингу є безумовним. Ви можете відкликати свою згоду в будь-який час так само легко, як вона була надана, без впливу на законність попередньої обробки.

Ви також маєте захист щодо рішень, що підпадають під дію Статті 22 GDPR у межах сфери застосування цього положення. Зверніться до відповідного контролера або biuro@devconcept.eu, щоб скористатися своїми правами. Створення облікового запису, прийняття умов та розкриття пароля не є обов'язковими.

Для нашої власної обробки ми відповідаємо без невиправданої затримки та протягом одного місяця. Складність або кількість запитів може дозволити продовження ще на два місяці, при цьому причини надаються протягом першого місяця. Якщо ми виступаємо як процесор, ми перенаправляємо запит відповідному контролеру та допомагаємо у виконанні його зобов'язань.

Перевірка особи є пропорційною ризику. Не надсилайте документи, що посвідчують особу, паролі або ключі доступу заздалегідь. Здійснення прав зазвичай є безкоштовним; законодавчі винятки стосуються явно необґрунтованих або надмірних запитів. Будь-яка відмова або обмеження потребують законної підстави та пояснення.

Якщо ви вважаєте, що обробка порушує GDPR, ви можете подати скаргу Президенту польського Управління з захисту персональних даних (UODO). Веб-сайт UODO пояснює, як подати скаргу. Попереднє звернення до нас не є обов'язковою умовою для подання скарги.

Необхідні дані вказані у відповідній формі. Без даних, необхідних для облікового запису, ідентифікації організації або певної діяльності, цю діяльність неможливо завершити. Додаткові дані є добровільними. Законодавча вимога стосується конкретного процесу, а не всіх полів заявки.

Прийняття умов стосується договору. Ця політика конфіденційності надає інформацію і не вимагає загальної згоди на кожну дію з обробки. Дозвіл на функціональну публікацію, згода згідно з GDPR та згода на маркетинг або зберігання на пристрої є окремими питаннями.

Комерційна інформація або прямий маркетинг надсилаються через відповідний канал лише тоді, коли дотримано вимог Закону про електронні комунікації та GDPR. Згода є конкретною, інформованою, добровільною та такою, що її можна відкликати. Продовження перегляду або попередньо вибраний прапорець не є заміною згоди.

Ми застосовуємо технічні та організаційні заходи, що відповідають обсягу даних та ризику, включаючи захист автентифікації та передачі, контроль дозволів, розділення сфер організації, захищений доступ до файлів, обмежені діагностичні дані та процедури реагування на інциденти. Уповноважений персонал дотримується конфіденційності та обмежень доступу.

Захищайте паролі, ключі інтеграції та активні сесії. Організації підтримують актуальність доступу персоналу. Ці обов'язки не замінюють власні зобов'язання Оператора щодо захисту даних.

Повідомте про підозру на порушення на biuro@devconcept.eu. Виконуються відповідні обов'язки щодо інцидентів. Якщо застосовуються умови GDPR, контролер зазвичай повідомляє орган протягом 72 годин після того, як дізнався про це, та інформує осіб, які мають право на отримання повідомлення; процесор повідомляє контролера без невиправданої затримки.

Якщо ми отримуємо дані для власних цілей від організації, документа, інтеграції або реєстру, ми надаємо відповідну інформацію згідно зі Статтею 14 GDPR, включаючи джерела та категорії. Це здійснюється у розумний строк, не пізніше ніж протягом одного місяця; якщо контакт або розкриття інформації іншому одержувачу відбувається раніше, інформація надається в рамках цієї діяльності. Винятки потребують законодавчих умов; публічне джерело або діловий контекст не є безумовним звільненням.

Для довірених даних відповідний контролер надає інформацію за нашої допомоги відповідно до умов обробки. Logisteo — це сервіс для уповноважених осіб, які працюють в організаціях, і він не призначений для дітей. Якщо з'являються дані неповнолітніх, необхідність та захист оцінюються індивідуально з урахуванням їхніх прав.

Поточна політика доступна без входу в систему та до початку збору даних. Ви можете зберегти або роздрукувати її. Про істотні зміни цілей, отримувачів або процесів повідомляється належним чином до того, як вони набудуть чинності.

Нова мета потребує власної правової підстави та відповідності подальшим вимогам до обробки. Оновлення цієї політики не замінює необхідну згоду, умови обробки або процедуру зміни договору. Питання щодо поточної обробки можна надсилати на biuro@devconcept.eu.